【基礎講座】製造業で活用広がるスプレッドシートの基本

1. 製造業でも活用が広がるスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは、Googleが提供する「無料で使えるWebベースのスプレッドシートプログラム」です。
このコラムでは、製造業でも手軽に・今すぐ利用できるツールとして、初歩的な使用方法から高度なテクニックまで分かりやすくご紹介します。
社内のデータ収集・分析・管理にスプレッドシートを導入するか検討中、導入したが活用しきれていない・より効率化したい、という場合にお役立ていただけます。

FAプロダクツは、製造業DXを推進するSIerとして、装置化のご相談から設計、製造、据付保守まで実施しています。自動化をハードウェア面から支援する中で、ソフトウェア面でお困りの場合も多く拝見しております。

そこで、手軽に始められる方法として、社内で使用しているGoogleスプレッドシートの機能を解説いたします！
当コラム以外にも、分かりやすい動画で同内容を発信していますので、ぜひご視聴ください。

前回は、下記の動画でスプレッドシートでのデータの『見方』の基礎をご紹介しました。

今回は、スプレッドシートでのデータの『入力』に関する設定をご紹介いたします。
このコラムを読んで実践いただくと、下記の効果を期待できます。

・データの入力にかかる工数（時間）の削減
・データの不整合を防ぎ、手直し作業の発生をなくす

また、このコラムで紹介する内容は下記のような場合に特に有効です。

・生産状況の管理にExcelを使用しているが、他の方法を検討中である
・データ管理をスプレッドシートで実施しているが、機能の理解が進んでいない

それでは実際に操作方法、活用方法を見ていきましょう。

2. データの入力にルールを設けられる『入力規則』

まずは、データの『入力』における基礎である『データの入力規則』をご紹介します。

ひと口に「データを入力する」といっても、入力したい内容は多岐に渡るかと思います。
文字データの入力が不適切だった、非効率的だった場合も経験されたのではないでしょうか？

そんな時に役立つのが『データの入力規則』です。
入力規則とは、その名の通り入力する時に「規則」、つまり「ルール」を設けることができる機能です。

営業部署の受注状況や製造部署の生産状況などで、入力者ごとの解釈で規則なく（あるいはミスにより）
誤ったデータを入力されては、他者や他部署に意味が正しく伝わらない…といった場面も多く存在します。

例：案件の進行状況（日付、完了内容、担当者）を管理する場合

一見正しいように思えますが、後から集計しようとした場合に上図では手間が発生します。
C列4行目のように「20220426 組立完了」など、『日付』と『詳細（文字）』のデータが混在するためです。
場合によっては、誤って入力したのでは？と信頼性も下がってしまいかねません。